Atividades de Gerência

Enteder as atividades básicas de gerência, independente do nível de detalhe, é fundamental para o profissional de Sistemas de Informação. Nomeadas por Fayol, são pilares para o entendimento das práticas de administração. É importante compreende-las bem.

As quatro atividades são:

-- Organizar
-- Planejar
-- Controlar
-- Coordenar

Um gerente utiliza-se dessas tarefas básicas em situações que evoluem ao longo do tempo. O gerente parte de uma situação existente e procura atingir o objetivo. Essas são pré-condições para que as tarefas sejam desenvolvidas.

Poderíamos, de uma maneira simplista, entender o processo de gerência como uma função com dois parâmetros: situação atual e objetivo: Função_Gerenciar (Situação_Atual,Objetivo). A função retorna verdadeiro (V) ou falso (F), dependendo do sucesso do gerente. Para executar essa função o gerente deve-se valer das quatro tarefas básicas listadas acima.

Ao organizar o gerente trabalha com a identificação e a disponibilidade dos recursos necessários para atingir o objetivo. Fundamentalmente é definir como pessoas, artefatos, técnicas e infraestrutura estarão disponivéis na situação atual para o atendimento do objetivo.

Planejar é traçar o caminho que levará com que o objetivo seja atingido.

Dirigir é fazer com que as pessoas, recursos, artefatos, técnicas e infraestrutura trabalhem na direção do plano.

Controlar é ter certeza que o caminho traçado está sendo seguido.

Numa visão simplista tudo seria ordenado: organiza-se, planeja-se, dirigi-se e os objetivos serão alcançados. Como gerenciar não é simples, essa visão não é suficiente. Há que controlar. A sub-função controle detecta desvios entre o que está sendo realizado, fruto da sub-função direção, e o que foi planejado. Esses desvios orientam como agir subsequentemente na sub-função direção. No entanto, algumas vezes, isso também não é suficiente, então pode ser necessário um re-planejamento ou até uma re-organização.

O ponto importante da sub-função controle é que ela proporciona a retro-alimentação. A retro-alimentação é pre-condicção para aprender, para melhorar.

Nos programas de melhoria contínua, na ótica do movimento de qualidade total, é extremamente importante o entendimento do ciclo PDCA (Plan, Do, Control, Act), ou seja: planeje, execute, controle e aja. Como o PDCA é circular, a ação tomada em reação ao controle pode levar a um novo plano.